Руководитель/Специалист по организации документооборота и контролю

Имя

Татьяна

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Ивантеевка

Заработная плата

от 58 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Удаленная работа

Образование

Высшее

Опыт работы

8 лет 1 месяц

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

36 лет   (8 декабря 1987)

Опыт работы

Период работы

январь 2019 — май 2020   (1 год 5 месяцев)

Должность

Специалист по делопроизводству

Компания

ЗАО "Канонфарма продакшн" Щелково

Обязанности

Методологическая работа:

- разработка локальных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность организации по ведению делопроизводства;

- анализ документов организации с целью формирования сводной номенклатуры дел по подразделениям;

- разработка шаблонов типовых служебных записок по всем подразделениям, составление маршрутов согласования;

- подготовка отчетов, аналитических справок, информационных писем, проектов приказов;

- согласование проектов приказов;

- оптимизация документационных потоков организации;

- анализ системы 1С ЭДО на соответствие номенклатуры дел и сформированных электронных папок по подразделениям с целью дальнейшей оптимизации электронных бизнес процессов;

- анализ и контроль соответствия между стандартами предприятия (СТП) и стандартными операционными процедурами (СОП) предприятия, в части, касающихся документооборота;

- формирование дел секретариата, составление описей;

- контроль деятельности секретарей по ведению делопроизводства и занесению сведений в 1С ЭДО;

Работа с поручениями руководства:

- разработка алгоритма работы с поручениями;

- протоколирование ежедневных совещаний, формулировка поручений по итогам, согласование их с руководителем, занесение поручений в систему 1С ЭДО с установкой сроков их исполнения;

- контроль исполнения поручений, взаимодействие с исполнителями;

- формирование систематических отчетов по исполнению поручений для руководителя;

Работа по основной деятельности организации:

- ведение реестра приказов по основной деятельности и контроль их исполнения, занесение в 1С ЭДО;

- контроль актуальности общих приказов, ознакомление вновь принятых на работу директоров департаментов;

- распределение документов после их подписания руководителем;

- ведение графика взаимозаменяемости по всем подразделением организации в соответствии с утвержденной организационной структурой;

- контроль секретарей по актуализации телефонного справочника организации;

Электронный документооборот:

- взаимодействие с IT-специалистами по разработке шаблонов документов в 1С ЭДО и бизнес процессов;

- участие в распределении и доступе к правам в 1С ЭДО работников организации;

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции в 1С ЭДО, доведение до исполнителя;

- консультирование работников организации по оформлению документов, а также бизнес процессов запуска в 1С ЭДО.

Период работы

февраль 2017 — август 2018   (1 год 7 месяцев)

Должность

Эксперт Контрольного комитета по документообороту

Компания

СРО Ассоциация "РООР-ЕМСЦ"

Обязанности

- мониторинг и анализ действующего законодательства РФ в части саморегулирования, строительства, контроля качества;

- формирование предложений по оптимизации существующего порядка взаимодействия специалистов и организаций-членов Ассоциации и постановка соответствующих задач программистам;

- разработка/актуализация и согласование внутренних (локальных) документов, регламентирующих деятельность Ассоциации;

- организация хранения реестровых дел членов Ассоциации (более 600 организаций);

- проведение плановых и внеплановых проверок (формирование плана, проверка документов) деятельности организаций - членов в части соблюдения ими требований законодательства РФ, внутренних документов Ассоциации при осуществлении строительства;

- консультирование организаций-членов и сотрудников по вопросам прохождения проверок

Период работы

январь 2014 — февраль 2017   (3 года 2 месяца)

Должность

Ведущий специалист отдела документального обеспечения контроля качества

Компания

СРО НП "ИПАР"

Обязанности

- проведение анализа работы отдела за прошлые периоды на предмет соответствия локальным нормативным актам в рамках подготовки к проверке Минфином;

- структуризация накопленной (разрозненной) информации в электронном и на бумажном носителях, устранение выявленных недочетов;

- организация делопроизводства связанного с контролем качества (разработка сводных таблиц по процессам контроля, составление планов проверок, отслеживание сроков, хранение материалов проверок, договорная работа с контролерами качества);

- координация работы сотрудников отдела, минимизация двойной работы;

- актуализация локальных актов с учетом проведенного анализа и оптимизации процессов;

- формирование задания на автоматизацию;

- сопровождение деятельности Контрольного комитета (сбор необходимой информации, подготовка проектов решений, ведение протоколов заседаний);

- составление отчетности (годовой мониторинг Контрольного комитета, статистическая форма 3-аудит для предоставления в Минфин, мониторинг проверок Росфиннадзора по выявленным нарушениям и формирование сводной информации для информирования членов СРО, периодические отчеты исполнительному директору по итогам работы отдела контроля).

Период работы

январь 2012 — январь 2014   (2 года 1 месяц)

Должность

Ведущий специалист юридического отдела

Компания

СРО НП "ИПАР"

Обязанности

- исследование текущих процессов Партнерства;

- разработка информационной базы для ведения дел дисциплинарного производства (2500 физ. лиц; 350 юр. лиц);

- восстановление сведений по делам находящимся в производстве за 3 предшествующих года;

- разработка задания на автоматизацию и переговоры с разработчиком;

- оптимизация документальных/информационных потоков между комитетами/отделами Партнерства;

- разработка системы отслеживания сроков исполнения по документам;

- систематизация локальных нормативных актов, формирование архивного реестра, отслеживание актуальных редакций;

- разработка регламентов работы, положений, должностных инструкций;

- написание юридических справок и заключений;

- сопровождение деятельности Совета;

- представительство от имени организации в судебных органах, взаимодействие с Минфином;

-координация работы юридического отдела, отдела делопроизводства.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2010 год

Учебное заведение

Академия экономической безопасности МВД России

Специальность

Юридический факультет очное отделение (процесс), диплом с отличием

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

-Свидетельство по использованию системы Гарант эксперт;

-Сертификат центра профессиональной подготовки "СТЕК" о прохождении обучения по контролю качества.

Навыки и умения

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, The Bat, ППС Консультант Плюс, ПС Гарант, Lotus 1-2-3, Internet; 1С: Предприятие (электронный реестр членов), 1С:ЭДО; fedreestr (СРО-реестр), Битрикс24.

Обо мне

О себе, дополнительно, хотелось бы сообщить, что ко всей работе отношусь с точки зрения рациональности и разумности. Систему документооборота и информационных потоков выстраиваю с учетом имеющихся ресурсов так, чтобы было легко и удобно ей пользоваться.

При возникновении служебных вопросов стараюсь максимально проанализировать возможные пути решения и оперативно подобрать наиболее оптимальный.

Легко нахожу общий язык с коллегами, умею слушать и слышать, а также доносить и аргументировать свою позицию. Поддерживаю в коллективе отношения на основе взаимного уважения, честности и порядочности. В командной работе стремлюсь выделять сильные стороны работников для более продуктивной и результативной отдачи.

Являюсь ответственной, дисциплинированной и трудолюбивой, очень требовательна к себе. Имею природную склонность к саморазвитию и обучению.

Нахожусь в поиске команды, в которой могла бы в полной мере реализовать свой потенциал.